Dans un premier article nous avons vu les bases d’une gestion saine de son mél. Restent plusieurs points à examiner…

Que faire des méls envoyés ?

Je suggère de les traiter comme ceux de la boite de réception. En effet, dans vos méls,

• il y a ceux que vous voudrez garder en référence, dans votre système de dossiers
• Il y a ceux que vous effacerez sans regrets
• Il y a ceux sur lesquels vous voulez faire un suivi : à telle date, j’ai envoyé telle information à telle personne. J’attends sa réponse. Utilisez votre dossier " à suivre " pour relancer les muets !

Ce que le mél fait mal

Bien que très (trop ?) souple, le mél n’est pas adapté à certaines tâches, dont :

• Le partage de documents. On a tous reçu des documents word ou excel à renvoyer avec nos commentaires, documents reçus à nouveau quelques jours plus tard dans une nouvelle version, puis dans une autre, … Utilisez plutôt les outils bureautique en ligne tels que Google Docs (nécessite un compte Google) qui permettent de collaborer à plusieurs autour d’un unique document en ligne. J’en parlerai sûrement l’un de ces jours.
• L’envoi de gros fichiers. Les serveurs de mél sont en général limités à une dizaine de méga pour les pièces jointes (à l’exception de Google mail qui accepte 25 Mo). Mieux vaut utiliser des outils spécifiques. Mes deux outils favoris : Dropbox (compte nécessaire) ou WeTransfer (aucun compte nécessaire).
• La détermination d’une date de réunion.  J’ose à peine présenter un service que beaucoup connaissent désormais : Doodle. Quand on y a goûté, on ne fixe plus de réunion sans lui !

Obtenir une adresse mél jetable

Dans certains cas, il est bien utile de pouvoir donner une adresse mél temporaire, par exemple pour créer un compte sur un réseau social, un site de commerce, … ou pour limiter la communication avec certains individus (!)

Plusieurs sites rendent ce service et se distinguent par des modes de fonctionnement légèrement différents : jetable.org, 10minutesMail, 6 services sélectionnés par About.com, …

Mél et réseaux sociaux

Plusieurs outils font le lien entre les réseaux sociaux et votre boite mél. Voir l’excellent article de Renaud Euvrard : "La boite email, l’outil le plus efficace pour utiliser les réseaux sociaux ?"

Voilà tout ! Voyez-vous encore des choses à dire sur le sujet ? J’attends vos commentaires !

Quoi qu’en disent les critiques, le mél, apparu en 1965, ne cesse de progresser tant en fonctionnalités (cf le « Labs » de Google Mail) qu’en nombre de comptes ouverts (estimation 2011 : 3,2 milliards de comptes, 2014 : 3,8 – Source). Universel, simple d’emploi, asynchrone (on n’a pas besoin d’être présent au moment de l’envoi du message pour pouvoir y répondre), présentant peu de contraintes, c’est l’un des rares outils que tout un chacun gère en totale autonomie.

Mais la réalité est têtue et les difficultés de gestion sont courantes. Je vous propose donc ci-dessous quelques règles de bonne gestion qui, appliquées avec constance, devraient vous permettre de retrouver une certaine sérénité …

Quelques règles de bon sens

n°1 – s’abstenir de consulter sa boite de réception à tout bout de champ

Même si votre messagerie fait Biip à chaque arrivée de courrier, même si la curiosité vous ronge, même si ce que vous faites ne vous passionne pas, résistez à l’envie de consulter votre boite cent fois par jour. Le plus simple est de régler votre logiciel de messagerie pour une relève moins fréquente (disons toutes les demi-heures au plus court).
Vous y gagnerez en efficacité dans la réalisation de vos autres tâches.

n°2 – vider sa boite de réception

Il en va de sa boite mél comme de sa boite aux lettres physique. Imagineriez-vous ouvrir votre boite le soir en rentrant chez vous, jeter un coup d’œil sur ce qui s’y trouve, et repartir en y laissant le contenu ? Le principe est donc de traiter tout ce qui arrive dans la boite de réception et de systématiquement la vider à chaque fois.

Ne pas la vider vous condamne rapidement à une sorte d’ »encrassement intellectuel » : les méls peu/pas traités sont autant d’entraves dans votre réflexion et vos prises de décision. Leur nombre s’accroit évidemment rapidement et c’est la surcharge informationnelle qui guette…

n°3 – traiter son mél selon quelques règles simples

Quand on y réfléchit, un mél n’a que 4 destinations possibles :

• la poubelle, sans même l’avoir consulté.
• la poubelle, après l’avoir consulté
• le classement dans un système de dossiers (thématiques ou par projets)
• un dossier spécial nommé « à suivre » ou « en cours »

Avec un nombre réduit de possibilités, vos choix en sont facilités et accélérés.

n°4 – gérer ses méls « en cours »

La boite de réception vidée (au risque d’insister !), on peut se concentrer sur les messages qui restent à traiter. Typiquement, vous y placerez les méls :

• pour lesquels vous attendez la réponse de quelqu’un avant d’agir
• pour lesquels vous devez agir (réfléchir, rédiger une réponse adaptée, …)

C’est cette boite que vous afficherez quand vous voudrez gérer vos méls. Le nombre d’éléments y sera forcément réduit, vous évitant ainsi la surcharge et le découragement.

Dans un second article, nous verrons ce qu’on peut faire des méls envoyés, ce que le mél fait mal (et quelles autres solutions existent), comment écrire des méls efficaces, et plusieurs outils avancés utilisant le mél.

Ces propositions sont-elles pertinentes pour vous ? Avez-vous adopté d’autres mesures pour gérer votre mél ? N’hésitez pas à réagir dans les commentaires !

Mais là n’est pas l’objet de mon article… Je veux vous parler de son cordon de liaison avec l’ordinateur. J’ai en effet eu la " bonne idée " de le perdre. Comme cette machine m’était prêtée, j’ai évidemment décidé de le remplacer. Me rappelant qu’il avait l’air d’un cordon USB-miniUSB, une norme de fait dans le petit électronique, j’en ai fourni un autre.

Sauf que la ressemblance s’arrêtait à la connectique, légèrement plus longue et aplatie pour le Sony. Une petite recherche sur Google avec " Câble Usb Pour Sony Ebook Reader Touch Edition Prs-650 " m’a amené sur un site qui en proposait. Bingo, l’achat fut fait en quelques secondes et je reçus un beau paquet quelques jours plus tard.

Vous l’aurez deviné, ce paquet contenait … un cordon USB-miniUSB ;-(

Contact avec le marchand qui m’assure qu’on va faire un échange… puis rétractation de sa part quelques heures plus tard : il ne pouvait pas se procurer un tel cordon et me remboursait.

Bien décidé à ne pas en rester là, je téléphone à Sony France qui me donne l’url d’un revendeur de pièces détachées, qui, me dit-on "me fera une proposition financière" pour l’achat d’un nouveau cordon Sony. Bigre, une "proposition financière", je commence à avoir des sueurs froides.

Je me rends tout de même sur le site du revendeur, remplit un formulaire à rallonge et donne mes coordonnées… " On va vous contacter "…

Trois jours plus tard, j’attends encore.

Bien entendu je vais rappeler, insister, et j’ai bon espoir. Mais franchement, que de temps perdu et de tracasserie pour une société qui a décidé d’utiliser ses propres cordons, justes un peu différents de ce qui se fait partout ailleurs…

En bref, si vous avez des velléités d’achat de liseuses numériques, considérez aussi l’interface homme-machine (ça compte) et vérifiez que vous ne serez pas piégés par des accessoires propriétaires introuvables.

C’était mon billet de retour après une trop longue absence, désolé !

Mise à jour du 22 mars : il est temps de vous conter la suite (et non la fin hélas) de cette histoire à rebondissements. J’ai donc attendu le contact de cette société, contact qui n’est jamais venu. J’ai donc rappelé Sony France qui m’a donné un numéro de téléphone. J’ai appelé et on m’a donné le prix du cordon : 38,40 € (frais d’envois compris) !!!

En recherchant à nouveau sur internet, j’ai trouvé un autre vendeur importateur d’Allemagne qui le vendait à 17,40 € J’ai donc commandé cet article et j’ai attendu, attendu, attendu … L’article n’est jamais arrivé. J’ai donc annulé mon achat et j’en suis à la procédure de remboursement… Faut-il le préciser, je commence à vraiment trouver cette histoire pénible.

Dès que j’aurai mon remboursement, je rechercherai un autre endroit où le commander… Qu’est-ce qu’on s’amuse

La vidéo est postée sur le site de l’université Johns Hopkins et présente le témoignage de plusieurs étudiants et enseignants qui sortent de l’un des bâtiments : « C’est un lieu où la communauté universitaire se retrouve, c’est le cœur du campus » dit l’un d’eux, « pour un rendez-vous, une réunion … ou une sieste » finit par avouer un autre. « Si je cherche à rencontrer quelqu’un, c’est là que me rends » déclare, enthousiaste, un troisième. Les lieux sont décrits comme accessibles, confortables, beaux. C’est là que les étudiants se rendent pour se motiver, y compris la nuit, quand un grand nombre de nocturnes s’y donnent rendez-vous pour travailler en groupe. Ce lieu n’est plus tout à fait une bibliothèque universitaire mais son évolution logique : un learning center. L’appellation varie un peu suivant les auteurs et les lieux : « learning commons », « learning resource center » ou « learning centre », sans qu’on ait trouvé de formulation francophone pertinente. Le concept est enfin à la mode en France, depuis un rapport de l’IGB de décembre 2009, et surtout depuis que l’Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne a ouvert au printemps 2010 un « Rolex Learning Center » largement financé par l’entreprise éponyme.

Tentatives de définition

Comment définir un learning center ?

C’est tout d’abord une tentative de réponse de la part des institutions universitaires aux changements de comportements des étudiants, leur principal public : moins de visites physiques, moins de prêts, de plus en plus de travail en groupe, l’exigence de l’immédiateté dans le rendu des services, la consommation toujours accrue des ressources numériques (ce qui n’est pas en ligne est de moins en moins considéré), l’usage de plus en plus ancré des technologies informatiques et multimédia, et enfin l’usage immodéré du web social (chat, SMS, Facebook, micro-blogging, …) y compris dans leurs activités académiques.

Les universités anglo-saxonnes ont répondu (et depuis longtemps, j’ai trouvé trace du concept de « learning resource center » dans un ouvrage de 1970 !) à ces évolutions en réaffirmant l’importance du rôle des bibliothèques, mais de bibliothèques réinventées, centrées sur leurs usagers, leurs fournissant dans un environnement multi-supports (du papier au numérique) les ressources académiques dont ils ont besoin et les outils leur permettant d’interagir avec ces ressources, puis d’en créer de nouvelles. La prise en compte des nouveaux modes de sociabilité dans l’activité d’apprentissage a également conduit ces bibliothèques réinventées à offrir des espaces modulaires et flexibles, dans lesquels le silence n’est plus automatiquement de mise (cf Collaborative Learning Space Beyond the Classroom).

Les 3 concepts clés d’un learning center

Si l’on devait ramener le concept de learning center à quelques idées fondamentales, on pourrait évoquer les compétences des personnels au service des usagers, les ressources (au sens large) que ces derniers peuvent y trouver et la prégnance des lieux les accueillant.

1. Un learning center, c’est tout d’abord un lieu

… et cela peut surprendre tant on a développé ces dernières années la présence et la richesse en ligne des bibliothèques universitaires, quitte à laisser penser que ces immenses bâtiments hauts de plafond et d’atmosphère monacale ne se réinventeraient plus que sur des écrans d’ordinateurs.
Un learning center c’est tout d’abord un lieu longuement réfléchi et modelé pour servir les usagers dans leurs multiples attentes. À celui qui veut travailler seul on va offrir un espace cloisonné, isolé, dans lequel il pourra laisser livres ouverts et portable en route, même lorsqu’il s’absentera pour grignoter un morceau à la cafétéria intégrée au bâtiment, parce qu’il pourra le verrouiller à son strict usage. À ceux qui veulent travailler en groupe on offrira des espaces modulables (par des cloisons mobiles autoportantes) de 4, 6 ou… 20 places, avec toutes les technologies nécessaires : wifi, prises de courant partout accessibles via le plancher technique, écrans de 30 pouces sur lesquels brancher les portables des étudiants (qui sont tous équipés), caméras, tableaux blancs (on n’oubliera pas de vendre des feutres au distributeur de la cafétéria !), tableaux interactifs, bientôt des tables interactives. Bien entendu un pool d’imprimantes laser couleur, de scanners, de stations de montage vidéo, seront à la disposition de tous les usagers, le tout bien souvent en réservation automatique.

Et parce qu’un travail de groupe est normalement bruyant, certaines zones seront réservées au travail silencieux. Le lieu sera aussi guichet unique des services administratifs, pédagogiques, sociaux et d’aide à l’insertion professionnelle (avec ouverture sur le tissu économique de la cité). Plus de temps perdu à la recherche du bon bureau, des étudiants et professeurs étrangers opérationnels en une fraction du temps qu’il leur faut actuellement pour se repérer dans le dédale de nos campus. Un espace d’exposition, régulièrement renouvelé, une salle de conférence, des salons pour la détente ou le sommeil réparateur complèteront le tableau. Ce lieu ne sera que rarement fermé, même si, évidemment, l’étendue des services variera suivant l’heure … de la nuit.

2. Des ressources abondantes multi-support et multi-usages

Le learning center est le lieu d’accès à l’étendue de toutes les ressources académiques. Ce sont bien sûr les documents proposés traditionnellement par les bibliothèques : collections d’ouvrages, de revues de recherche, de bases de données, de revues en ligne, de documents patrimoniaux numérisés. Ce sont aussi des documents d’un nouveau genre, d’une forte valeur ajoutée, produits par les acteurs académiques : les podcasts audio et vidéo universitaires et la littérature grise constituée de tous les documents de présentation pédagogiques et scientifiques, actuellement dispersés sur les sites de partage (slideshare, …) … faute d’une démarche bien comprise d’archivage institutionnel. Ce sont enfin tous les documents créés in situ par les usagers du learning center : document mono ou multimédia, créés en solitaire ou en collaboration.

Le learning center offre à ses publics les outils de description, de valorisation, de pérennisation de toutes ces nouvelles ressources. Cela va sans dire, ces outils sont numériques, ce qui signifie qu’un learning center s’accompagne nécessairement d’un portail documentaire performant et simple d’emploi ; la recherche fédérée y prend tout son sens de par la simplification de l’accès à l’information qu’elle permet, si l’outil est correctement paramétré.

3. Des compétences accrues et diversifiées pour un personnel à l’écoute des attentes des usagers.

On l’a souligné, les usagers sont de plus en plus exigeants, peu enclins à comprendre qu’une information ne soit pas immédiatement accessible, qu’une notice de base de données ne conduise pas immanquablement au texte intégral (le prêt inter bibliothèques leur paraît d’un autre âge). De même, ils sont de moins en moins enclins à prendre en compte les différents statuts des personnels qui leur font face, et restent déconcertés par le cloisonnement actuel des Tice (technologies de l’information et de la communication pour l’enseignement), des sciences documentaires et de la pédagogie. Un learning center ne remplira son rôle qu’à la condition que les compétences de son personnel soient flexibles, constamment adaptées au temps présent et des trois facettes évoquées ci-dessus.

Bien entendu, de grands ensembles de compétences se dégagent : les compétences informationnelles (tout ce qui a trait à la recherche ,à l’exploitation et à la réutilisation de l’information) , les compétences communicationnelles (ce qui concerne la façon de transmettre l’information, la progression pédagogique, l’art de créer des présentations ou des vidéos percutantes, les savoir-faire techniques afférents) et les compétences administratives d’une partie du guichet unique.

L’enjeu de l’avenir des bibliothèques

Si les learning center font tant parler d’eux actuellement, c’est peut-être à cause des ruptures technologiques qui s’annoncent dans le domaine du livre comme elles ont déferlé dans la musique et la vidéo : la dématérialisation des contenus textuels est ancienne, mais, paradoxalement, c’est sa rematérialisation via un dispositif technique pertinent et adopté par un large public qui faisait jusque là défaut.

Mais l’arrivée sur le marché de l’iPad et du Kindle préfigurent sans doute ce que seront les dispositifs de lecture performants, et propres à écorner la résistance du papier. De là, on pourrait dérouler un scénario catastrophe si les bibliothèques n’ont pas les moyens de faire leur révolution : l’arrivée d’offres d’ouvrages numériques pour les universités donneraient aux institutions mal conseillées un prétexte au développement de salles de travail en wifi labellisées « espaces documentaires » pour solde de tout compte, marginalisant peu à peu les bibliothèques.

Ce serait méconnaître l’étendue des services, des innovations et de ce qui se vit dans les B.U. chaque jour. Les étudiants y auraient tout à perdre. Heureusement, le monde des bibliothèques universitaires bruisse actuellement de projets et de rêves, de learning centers dans lesquels battront, bientôt, le cœur des campus !

Nota bene : A l’occasion de la publication de cet article j’ai constaté que les liens raccourcis que j’avais fourni à l’éditeur (service http://bit.ly) ne sont pas pérennes et pointent, moins de deux mois plus tard, sur tout autre chose… Ça m’apprendra ! Cet article restitue les liens initiaux.

Le site de consultation lui-même est superbe et totalement original !

L’information qu’il recèle est précieuse : sur chaque thème la bibliothèque pose la problématique de façon claire et succinte, propose des liens sur des réalisations existantes et ouvre la discussion sous forme de commentaires… Et ça semble bien fonctionner !

Outre l’intelligence et la modestie de la démarche, ce site est une véritable boite à idées de laquelle on peut retirer nombre de vraies bonnes idées pour nos bibliothèques.

Donc courrez-y, flanez, commentez et glanez !

C’est ici : Votre bibliothèque idéale… une mosaïque d’idées

Un petit billet acidulé, pour me remettre les pieds à l’étrier dans la tenue de ce blog un peu négligé ces derniers temps. C’est une présentation signalée par un tweet de bibliophage_ab dont je traduis librement les titres des diapos, avec mes commentaires…

Si vous voulez travailler en bibliothèque, voici 10 choses à savoir …

1. " Ce n’est pas qu’une question de livres papier." Effectivement, et de moins en moins. Super premier point !
2. " Le public est au cœur des préoccupations des bibliothèques." C’est un lieu commun mais, effectivement, le défi n’a jamais été aussi important, notamment parce que les publics ne savent pas qu’ils ne savent pas chercher l’information.
3. " Les TICE sont au cœur des processus métiers des bibliothèques. " Les professionnels de la documentation doivent être pionniers dans l’utilisation des technologies ; ils ont de par leurs missions la capacité de proposer et d’initier les usages pertinents et d’en être les pionniers.
4. " Vous devez être bien formé "
5. " La compétition est rude "
6. " Vous utiliserez les réseaux sociaux ". Je lisais ce matin même que 40% des français sont utilisateurs réguliers des médias sociaux et que 56% s’y expriment (source) Il faut être là où le public se rend.
7. " Vous devez être prêts à vous battre." Se battre contre les stéréotypes. Quand mon épouse a dévoilé quel était mon métier à un vieux paysan bressan, il s’est gratté la tête, visiblement gêné et a fini par déclarer "bon ben, après tout, y’a pas de sous-métiers !" Je suis d’accord avec l’auteur de la présentation, ces stéréotypes sont de véritables bâtons dans nos roues. Être pris au sérieux par les étudiants, les enseignants-chercheurs, les administrations, cela ne va pas toujours de soi…
8. " Vous devez être prêts au changement " … et même aimer ça, et même le conduire
9. " Vous pouvez y poursuivre vos passions " tant les métiers sont diversifiés.
10. " A vous de choisir votre rôle "

Bref, un sympathique et décoiffant plaidoyer pour les métiers des bibliothèques ! L’original se trouve ici.

Les différents modules

Une infrastructure de dépôt

localisée sur le campus de Grenoble. 16 To en ligne, de quoi voir venir ! Les producteurs de podcast universitaire ont un compte qui leur permet de déposer leurs média via une interface web très simple d’emploi

Un système de gestion des épisodes de podcast.

Un autre module permet aux producteurs de saisir les métadonnées de leurs épisodes de podcast et de les lier aux média qu’ils ont déposé. Ce module permet de gérer très simplement le fil RSS qui est produit par l’application. On peut ainsi cacher/montrer un podcast, cacher/montrer les épisodes, les réordonner, les prépublier, etc…

A l’issue de cette étape un fil RSS est produit, en bonne et due forme, et on peut s’y abonner via iTunes (au hasard).

Un site "vitrine".

On aurait pu s’en arrêter là, mais les producteurs sont souvent demandeurs d’une visibilité de leur podcast, indépendamment d’un dispositif d’abonnement individuel. On a donc développé un site vitrine (version 3) chargé de présenter toute l’offre publique des podcasts universitaires grenoblois. Ce site permet de présenter les podcasts et leurs épisodes suivant plusieurs critères (type, institution, thème, public cible), permet de "consommer" les épisodes audio et vidéo grâce aux lecteurs en ligne et permet enfin la recherche complète sur tout le contenu public.

À venir…

On travaille actuellement sur l’entrée dans iTunes U (je ne manquerai pas de faire un nouvel article au moment, historique, de l’ouverture) et sur l’automatisation de la production de certains podcasts vidéo. Bien sûr, on cherche aussi à faire mieux connaître ce service à tous les acteurs universitaires (oui, même les étudiants et leurs associations) et para-universitaires, pour les inciter à créer et à consommer les contenus proposés…

Le potentiel du podcast est énorme, on y croit très fort ! N’hésitez donc pas à vous abonner aux podcasts qui vous intéressent ! C’est à http://podcast.grenet.fr

Voici le tutoriel via slideshare (les vidéos ne sont vues que comme des images… je vais essayer d’améliorer ça) :