Dompter sa messagerie (2/2)

Dans un premier article nous avons vu les bases d’une gestion saine de son mél. Restent plusieurs points à examiner…

Que faire des méls envoyés ?

Je suggère de les traiter comme ceux de la boite de réception. En effet, dans vos méls,

• il y a ceux que vous voudrez garder en référence, dans votre système de dossiers
• Il y a ceux que vous effacerez sans regrets
• Il y a ceux sur lesquels vous voulez faire un suivi : à telle date, j’ai envoyé telle information à telle personne. J’attends sa réponse. Utilisez votre dossier " à suivre " pour relancer les muets !

Ce que le mél fait mal

Bien que très (trop ?) souple, le mél n’est pas adapté à certaines tâches, dont :

• Le partage de documents. On a tous reçu des documents word ou excel à renvoyer avec nos commentaires, documents reçus à nouveau quelques jours plus tard dans une nouvelle version, puis dans une autre, … Utilisez plutôt les outils bureautique en ligne tels que Google Docs (nécessite un compte Google) qui permettent de collaborer à plusieurs autour d’un unique document en ligne. J’en parlerai sûrement l’un de ces jours.
• L’envoi de gros fichiers. Les serveurs de mél sont en général limités à une dizaine de méga pour les pièces jointes (à l’exception de Google mail qui accepte 25 Mo). Mieux vaut utiliser des outils spécifiques. Mes deux outils favoris : Dropbox (compte nécessaire) ou WeTransfer (aucun compte nécessaire).
• La détermination d’une date de réunion.  J’ose à peine présenter un service que beaucoup connaissent désormais : Doodle. Quand on y a goûté, on ne fixe plus de réunion sans lui !

Obtenir une adresse mél jetable

Dans certains cas, il est bien utile de pouvoir donner une adresse mél temporaire, par exemple pour créer un compte sur un réseau social, un site de commerce, … ou pour limiter la communication avec certains individus (!)

Plusieurs sites rendent ce service et se distinguent par des modes de fonctionnement légèrement différents : jetable.org, 10minutesMail, 6 services sélectionnés par About.com, …

Mél et réseaux sociaux

Plusieurs outils font le lien entre les réseaux sociaux et votre boite mél. Voir l’excellent article de Renaud Euvrard : "La boite email, l’outil le plus efficace pour utiliser les réseaux sociaux ?"

Voilà tout ! Voyez-vous encore des choses à dire sur le sujet ? J’attends vos commentaires !