« Dompter » sa messagerie (1/2)

Depuis des années, certains analystes nous annoncent la fin du mél. L’apparition des messageries instantanées puis de Facebook et Twitter le rendraient moins pertinent. Certains professionnels déclarent forfait devant la montagne de leurs méls en attente, déclarant avec panache ne plus s’en préoccuper. D’autres avouent plus humblement que la gestion de leur messagerie au quotidien est une plaie durable et douloureuse !

Quoi qu’en disent les critiques, le mél, apparu en 1965, ne cesse de progresser tant en fonctionnalités (cf le « Labs » de Google Mail) qu’en nombre de comptes ouverts (estimation 2011 : 3,2 milliards de comptes, 2014 : 3,8 – Source). Universel, simple d’emploi, asynchrone (on n’a pas besoin d’être présent au moment de l’envoi du message pour pouvoir y répondre), présentant peu de contraintes, c’est l’un des rares outils que tout un chacun gère en totale autonomie.

Mais la réalité est têtue et les difficultés de gestion sont courantes. Je vous propose donc ci-dessous quelques règles de bonne gestion qui, appliquées avec constance, devraient vous permettre de retrouver une certaine sérénité …

Quelques règles de bon sens

n°1 – s’abstenir de consulter sa boite de réception à tout bout de champ

Même si votre messagerie fait Biip à chaque arrivée de courrier, même si la curiosité vous ronge, même si ce que vous faites ne vous passionne pas, résistez à l’envie de consulter votre boite cent fois par jour. Le plus simple est de régler votre logiciel de messagerie pour une relève moins fréquente (disons toutes les demi-heures au plus court).
Vous y gagnerez en efficacité dans la réalisation de vos autres tâches.

n°2 – vider sa boite de réception

Il en va de sa boite mél comme de sa boite aux lettres physique. Imagineriez-vous ouvrir votre boite le soir en rentrant chez vous, jeter un coup d’œil sur ce qui s’y trouve, et repartir en y laissant le contenu ? Le principe est donc de traiter tout ce qui arrive dans la boite de réception et de systématiquement la vider à chaque fois.

Ne pas la vider vous condamne rapidement à une sorte d’ »encrassement intellectuel » : les méls peu/pas traités sont autant d’entraves dans votre réflexion et vos prises de décision. Leur nombre s’accroit évidemment rapidement et c’est la surcharge informationnelle qui guette…

n°3 – traiter son mél selon quelques règles simples

Quand on y réfléchit, un mél n’a que 4 destinations possibles :

• la poubelle, sans même l’avoir consulté.
• la poubelle, après l’avoir consulté
• le classement dans un système de dossiers (thématiques ou par projets)
• un dossier spécial nommé « à suivre » ou « en cours »

Avec un nombre réduit de possibilités, vos choix en sont facilités et accélérés.

n°4 – gérer ses méls « en cours »

La boite de réception vidée (au risque d’insister !), on peut se concentrer sur les messages qui restent à traiter. Typiquement, vous y placerez les méls :

• pour lesquels vous attendez la réponse de quelqu’un avant d’agir
• pour lesquels vous devez agir (réfléchir, rédiger une réponse adaptée, …)

C’est cette boite que vous afficherez quand vous voudrez gérer vos méls. Le nombre d’éléments y sera forcément réduit, vous évitant ainsi la surcharge et le découragement.

Dans un second article, nous verrons ce qu’on peut faire des méls envoyés, ce que le mél fait mal (et quelles autres solutions existent), comment écrire des méls efficaces, et plusieurs outils avancés utilisant le mél.

Ces propositions sont-elles pertinentes pour vous ? Avez-vous adopté d’autres mesures pour gérer votre mél ? N’hésitez pas à réagir dans les commentaires !